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How to Transfer Your Microsoft Office License to a New PC: A Step-by-Step Guide

Whether you’ve upgraded your hardware, replaced a damaged device, or switched to a new work setup, knowing how to transfer your Microsoft Office license to a new PC is essential for uninterrupted productivity.

While the process is generally straightforward, it must be done correctly to avoid activation errors, lost data, or invalid license issues.

With over 26 years of experience in software licensing, DirectDeals has helped individuals, small businesses, and enterprises securely transition their software across systems with minimal hassle.

In this guide, we’ll walk you through the steps and key considerations when transferring your Microsoft Office license.

Can Microsoft Office Be Transferred?

The answer depends on your license type. Microsoft offers three primary types:

1. Retail Licenses

These can typically be transferred to a new computer.

• Office 2021
• Office 2019
• Some versions of Office 2016

You’re allowed to deactivate the software on the old PC and reinstall it on the new one.

2. OEM Licenses

These are pre-installed versions of Office that come with the device.

• Cannot be transferred
• Tied to the original hardware

3. Microsoft 365 Subscriptions

As a subscription service, Microsoft 365 allows installation on multiple devices.

• Sign out from one device
• Sign into another
• No license transfer required

Tip: Check Your License Type

Open Command Prompt and type:

cscript "C:\Program Files\Microsoft Office\Office16\OSPP.VBS" /dstatus

(The path may vary by version.)

Step-by-Step: Transferring a Microsoft Office License

Step 1: Uninstall Office from the Old PC

Before installing Office on a new machine, you should uninstall it from the current device to stay compliant with Microsoft’s licensing policy.

1. Go to
2. Control Panel > Programs > Programs and Features
3. Find Microsoft Office
4. Right-click and select Uninstall

Step 2: Install Office on the New PC

There are two primary ways to install Office:

• Log into your Microsoft account associated with the license and download it
• Use your original installation media or saved setup files

DirectDeals Tip:

If you need help locating your license or download source, contact our support team. We keep records for licenses purchased through us.

Step 3: Activate Office on the New Device

1. Launch any Office application (e.g., Word)
2. Enter your 25-character product key or sign in with the Microsoft account tied to your license
3. Follow the prompts to complete activation

If the license has reached its device limit, you may need to deactivate one installation from your Microsoft account dashboard.

Common Activation Issues and Fixes

Product Key Already in Use

• Log into your Microsoft account
• Remove the old device from the list
• Contact support if you're unsure which device is active

Error Code 0xC004C008 (Key Already Used)

• Wait 24 hours, then try again
• If the issue persists, use Microsoft’s phone activation method

Cannot Find Installation Files

• Visit www.office.com
• Sign in to your Microsoft account
• Re-download Office from your dashboard

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When you buy from DirectDeals, you’re not just purchasing a product key. You’re gaining access to decades of expertise, real support, and secure, genuine Microsoft licenses.

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